マニュアルづくりは「作る → 承認 → 配付 → 検索 → 利便性 → 修正」という流れで回ります。
紙のマニュアルはこの流れのどこを取っても手間が多く、拠点数が増えるほどロスは拡大します。
一方、Team Managerのマニュアルシステムなら、
すべてをスマホで完結でき、現場のスピードを止めません。
◆作る
現場で撮影した画像をそのまま取り込み、音声入力でテキスト化も可能。
そして何より、動画をマニュアルに直接入れられるのはスマホならでは の大きな強みです。
「文章や写真では伝わりにくい動作」も動画で一目瞭然。
スクショを撮って「ここだよ！」と具体的に示すこともできます。
◆承認
作成後はスマホ上で上司や責任者に承認依頼。
メール添付のやり取りから解放され、承認後は即時に利用可能です。
◆配付
承認されたマニュアルはワンタップで全社・部署ごとに配付可能。
紙のように印刷・仕分け・送付といった作業は一切不要です。
◆保管の利便性
紙マニュアルは保管場所を取り、古い版と混在してしまうリスクがあります。
一方、電子マニュアルなら常に最新版がクラウドに保存され、どこからでもアクセス可能。
「どれが最新だっけ？」と迷うこともなく、保管スペースもゼロです。
◆検索
必要なときにキーワード検索で一発表示。
紙のようにページをめくって探す必要はありません。
◆携帯時・使用時の利便性
紙マニュアルは持ち歩きに不便です。
新人が複数いれば冊数を揃える必要があり、作業現場では場所を取って邪魔になることもあります。
さらに作業中に「どこだっけ」と探す時、手が汚れていると紙を汚さないように気を使うのも一苦労。
電子マニュアルならポケットにマニュアルを入れているようなもので、必要な時にすぐに出し入れできます。
汚れても端末を拭き取ればよく、共有資産のマニュアルを傷める心配がありません。
◆修正
改善点があれば、その場で修正して再承認。
更新が反映された瞬間に全社に共有されます。
紙では本部で改訂版を印刷し、各拠点に送付、現場で差し替える必要があります。
拠点が少なければまだしも、100拠点で同じ作業をするロスは膨大。
電子化すれば、この無駄を完全になくせます。
つまり、Team Managerのマニュアルシステムは
「作る → 承認 → 配付 → 検索 → 利便性 → 修正」の全工程を、
スマホ一台でスムーズに回せる仕組みです。
■本日の教訓
マニュアルは簡単に作れ、簡単に確認できないと使えない
Team Managerのマニュアルシステム
お問い合わせはこちら
