ホームセンターで店長をしていたときに、日々の営業日報を書くのが面倒でした。
部門別の売上、客単価、客数の集計と店全体のそれ、
クレームがあれば内容と対処、その他の所感を書いていました。
望年会であっても新人歓迎会があっても、それを書いてからでないと参加できません。
そこまでして書いても上層部からは何も言ってきません。
唯一、釣り銭が大きく合わなかったときくらいです。
データはレジからオンラインで本部へ吸い上げられるので、
何のための日報なのかな？と思っていました。
広告業のときも内容は違いますが、同様に何のための日報か？と思ったものです。
部下の日報とたまに一緒に提出される見積や提案書に目を通し、それに所感や指導を加えます。
営業責任者のときは営業担当者分のみでしたから、楽でした。
といっても1時間以上要しましたが･････。
支店長になってからは、制作部門のスタッフにも目を通さなければなりません。
デザイナーについては、自分もデザインをやっていましたので、
書いてある内容も理解でき、指導も出来ますが、
カメラマンについては全くわかりません。
スタジオは別の場所にあったので、それでなくても普段は疎遠です。
人間関係もほとんどできていない彼らの専門用語が多い日報には、
読むだけが大半で、たまに「大変でしたね」とコメントを付けるのみ。
彼らの日報のコピーをとり、本社の担当役員にFAXしましたが、
何の反応もありません。
当然です。複数の拠点から送られてくる膨大な日報に目を通せるはずありません。
おそらく本社の事務員さんがファイルに綴じるためだけに送っていたのだと思います。
また、営業、デザイナー、カメラマンの日報に書いてあることは、
内容に違いがあっても、一日を時系列に何をしたかばかり。
それを来る日も来る日も繰り返しています。
このような報告だけの日報では、部下の行動を把握することはできても、
それ以上に何も得ることはありませんでした。
やる気をもってやったのか？ イヤイヤやったのか？
何を感じ、何を疑問に思ったのか？
そんなことは一切分かりません。
部下にとっても単なる記録以外の何ものでもなく、
たまに私からのツッコミどころを提供するようなもの。
私が書く側でも見る側でも感じた「誰の役にも立たない日報」に
私も部下も本社も真面目に向き合う人はいません。
本当に無駄の固まりです。
おそらく、他の企業でも同じ様な日報になっているはず。
役に立つ日報を作れば商品になるのでは？と考え、開発したのが
「Team Manager」の日報システムです。
日報システムには下記の項目を記入できます。
1．「今日やったこと」
2．「明日完了すべきこと」
3．「明日着手すべきこと」
4．「OJTしたこと、されたこと」
5．「よかったことや気付き、所感」
6．「問題点と対策」
7．「訊きたいこと・お願い事項」
8．「KGI、KPI、KSFなど」
9．「備忘録」
従来の日報は「今日やったこと」がほとんどでした。
私のマネジメント経験から、それよりも他の2～8の項目こそが、
部下を成長させ、成功体験をさせるための知りたいことでしたので、
機能として持たせた次第です。
毎日全てを埋める部下はまずいないと思いますが、
たまに書いてくれることへコメントすることで、部下との絆が深まります。
それと･････日報の内容を毎日見ていると、モチベーションが浮き彫りになります。
顧問先の日報を許可を得て、毎日見ていますが、退職しそうな気配は
まず日報に表れます。
心のあり方は言葉となり、文章に現れるのです。
日報システムにご興味のある方はお問い合わせをお待ちしています。
